Проверка перевозчика

и оформление документов

YouTube
VK Video
При перемещении Заявки в стадию Оформление документов система запросит недостающую информацию. Вся коммуникация с менеджером происходит в чате по Заявке. Проверьте правильность всех данных по перевозке.
На этой стадии автоматически создается папка этой заявки на Диске, ссылка на нее появляется в таймлайне, для удобства рекомендуем закрепить в карточке. В папку автоматически сохраняются документы.
Если с перевозчиком заключен рамочный договор, ссылка на него автоматически появится в разделе Условия перевозчика.

ВАЖНО
  • На стадии Оформление документов у логиста больше нет права на изменение данных в Заявке.
Оформление документов

Для формирования необходимых документов переходите во вкладку Договоры в карточке Заявки, нажимаете Новый элемент, выбираете тип документа в карточке:

  • Договор с Заказчиком
  • Заявка с Заказчиком
  • Договор-заявка с Заказчиком
  • Договор с Перевозчиком
  • Заявка с Перевозчиком
  • Договор-заявка с Перевозчиком
  • Доверенность
  • ТН

Рассмотрим на примере создания Договор-Заявки с Перевозчиком.

Форма документа. Наша форма/Форма клиента.

Номер документа. Указываете, только если используете форму клиента. Если наша форма, то поле заполняется автоматически после сохранения. Исключение для нашей формы - нумерация документов имеет свои правила, не занесенные в БитЛогистику. Уточните у руководителя про нумерацию документов.

Дата документа. Автоматически присвоится текущее число.

Срок действия. Для рамочного договора автоматически проставится 31 декабря текущего года. Для всех остальных не заполняется.


Больше ничего заполнять не надо, нужные важные данные подтянутся автоматически. Сохраняете.

ДОПОЛНИТЕЛЬНО
  • Если перевозчик берется в работу впервые, логисту приходит задание по проверке этого контрагента

  • Прежде, чем перейти к заданию по проверке контрагента, проверьте реквизиты на дубли

  • Руками можно передвигать Заявку только на стадию Оформление документов или в Провал. Загрузка, В пути, Разгрузка - только через Автоматизацию.
Проверка перевозчика
1 этап. Подготовка и отправка документов для службы безопасности.
2 этап. Выполнение задания в разделе Автоматизация или в чате с Администратором БитЛогистики.
Задание Заполнить реквизиты перевозчика. Внутри задания можно перейти в карточку компании-перевозчика и заполнить реквизиты. При интеграции с АТИ по номеру телефона или коду АТИ информация обо всех реквизитах подтягивается в карточку автоматически. В поле Реквизиты нажимаем "подробно".
В БитЛогистике по ИНН в поле Поиск реквизитов подтянется основная информация из базы ФНС. Обязательно заполняете ФИО в родительном падеже. В банковских реквизитах в поле Поиск реквизитов введите БИК банка, заполните р/счет. Сохраняете. В задании нажимаете Поля заполнены. Если пропустите важные поля, задание вернется в работу с комментарием, какие пробелы есть.
После успешного выполнения задания по реквизитам в карточке компании появятся: ссылка на папку этого контрагента на диске и ссылка на карточку Настройки контрагента в разделе Файлы и договор.
Проверка контрагента

В чате с Администратором БитЛогистики появится соответствующее задание - подготовить документы и передать службе безопасности/юристу. Документы предварительно сохраняете в папку контрагента, в комментарии описываете коротко суть. Нажимаете Отправить на проверку.

Если информации достаточно и результат положительный, логист получит уведомление в чат с заданием. Дополнительную информацию юрист также запрашивает через возврат задания на доработку логисту с комментарием.


Генерация и отправка документа


После того как выполнена проверка, карточка договора переходит в стадию Генерация и отправка для формирования печатной формы. Сформированная неподписанная печатная форма сохраняется в карточку автоматически (pdf), можете прямо из карточки отправить на подпись перевозчику. После отправки руками двигаете карточку договора на стадию Отправлен.

Когда получите подписанный документ, двигаете на стадию Документ подписан, заполнив дату подписания и загрузив файл подписанного договора. После этого менеджер получит уведомление, что можно подписывать заявку с клиентом. Также логист получает уведомления о подписанном документе со стороны клиента.

Дополнительные сценарии
Изменение документов по Заявке
Для этого необходимо переподписать документы в действующей Заявке, т.к. данные в предыдущем документе утратили силу.
Отмена подписанных документов
Сделать это можно только до загрузки машины. В подписанной карточке договора-заявки или заявки нажимаем статус "Завершить" - Отменен - Сохранить.
Выбираете причину отклонения:
Ошибка. Если есть ошибка в данных по Заявке. Далее создаете новый документ.
Изменение данных заявки. В карточке можно будет внести изменения.
Отмена заявки заказчиком. Основная Заявка уйдет в провал автоматически.
Отказ перевозчика. Основная Заявка вернется в стадию Поиск исполнителя, данные перевозчика будут сброшены. Работа по поиску нового исполнителя можно продолжать.
Замена Авто и Водителя. Данные по авто и водителю будут сброшены, необходимо Создать или добавить новые данные.
Клиент заблокирован. Если в процессе проверки контрагента заблокировали.
Автопровал. В случае нарушения регламента (ограничение времени) по обработке заявки.