Отслеживание документов в БитЛогистике
Процесс отслеживания — это автоматический контроль движения документов от перевозчика и заказчика. Система сама получает статусы доставки по трек-номеру, фиксирует их в карточке и обновляет стадии документооборота.
Ниже разбираем: как работает отслеживание, где запускать процесс и как вручную перезапускать проверку статусов
YouTube
VK Video
Где запускается отслеживание
Все операции по отслеживанию выполняются из карточки «Документооборот».
Запуск возможен двумя способами:
  1. Через задание — когда процесс требует указать трек-номер (ожидаемые оригиналы от перевозчика или отправленные заказчику).
  2. Вручную — создание отдельной карточки процесса отслеживания.
Пример: отслеживаем документы от перевозчика
Когда карточка ДО находится в стадии «Сканы отправлены», появляется задание «Поставить на отслеживание документы от перевозчика».
Чтобы запустить процесс:
  1. Вставьте трек-номер.
  2. Выберите способ отправки (Почта РФ, СДЭК и т.д.).
  3. Нажмите «Сохранить».
После сохранения БитЛогистика автоматически создаёт карточку процесса отслеживания и начинает получать статусы от службы доставки.
Что отображается в карточке отслеживания
Карточка содержит:
  • дату старта и завершения процесса,
  • историю всех полученных статусов,
  • детальную информацию о движении письма:
  • сортировка, прибытие в город, вручение, дата/время получения.
Если документы уже доставлены, процесс завершится сразу после первого опроса.
Как часто система делает запросы
БитЛогистики автоматически опрашивает сервис доставки 1 раз в день.
Дополнительно:
  • если письмо уже дошло до отделения и ожидает вручения, система может ускорить опрос — каждые 3 часа;
  • при необходимости пользователь может принудительно перезапустить процесс.
Как вручную обновить или перезапустить отслеживание
Если нужно получить статус прямо сейчас:
  1. Откройте карточку процесса отслеживания.
  2. Переведите её в стадию «Новый».
  3. Система сразу отправит новый запрос и зафиксирует обновлённые данные.
Такой перезапуск используют, когда:
  • документы доставлены, но система ещё не обновила статус;
  • нужно завершить процесс вручную;
  • необходимо проверить движение прямо в моменте.
Фиксация результата в документообороте
Когда система находит статус «Вручено адресату», карточка ДО автоматически переходит в стадию:
  • «Оригиналы получены» — для входящих документов от перевозчика;
  • «Оригиналы доставлены» — для отправленных заказчику.
  • В заданиях пользователю появится соответствующее следующее действие (например, «Загрузите сканы»)
Отправка оригиналов заказчику
В стадии «Отправьте оригиналы» пользователю нужно:
  1. Вставить трек-номер отправления.
  2. Указать способ отправки.
  3. Нажать «Отправлены».
  • Система создаст процесс отслеживания и после подтверждения получения автоматически переведёт ДО в стадию «Оригиналы доставлены».
Как отслеживать документы вручную (дополнительные трек-номера)
Если нужно отследить другие документы вне задания, сделайте так:
  1. В карточке ДО выберите «Добавить новый элемент».
  2. Укажите тип:
  • Ожидаемые документы
  • Отправленные документы
3. Вставьте трек-номер и способ отправки
4. Нажмите «Создать».
Через несколько секунд карточка процесса отобразит все статусы по этому номеру
Специальный процесс: отслеживание документов перевозчика
Используйте его, если ожидаете документы от перевозчика, а карточка ДО находится в стадиях:
  • Сканы получены
  • Сканы отправлены
Как вызвать процесс:
  1. В карточке ДО нажмите «Бизнес-процесс» → «Трек документов перевозчика».
  2. Вставьте трек-номер.
  3. Выберите способ отправки.
  4. Запустите процесс.
Этот вариант применяется только для входящих оригиналов.
Когда отслеживание недоступно
Для уже полностью завершённого документооборота отслеживание через задание недоступно —
но можно вручную создать карточку процесса и отследить движение отдельно.
Отслеживание документов в БитЛогистике работает полностью автоматически:
система сама получает статусы, фиксирует даты вручения и меняет стадии документооборота. Пользователь при необходимости может вручную запускать дополнительные процессы или принудительно обновлять информацию.

Это обеспечивает полный контроль за движением документов и уменьшает риск потерь оригиналов.