После того как заявка оформлена, логист нашёл перевозчика и внёс все данные, заявка переходит в стадию «Оформление документов».

На этом этапе задача менеджера — оформить договор и заявку с заказчиком, отправить документ на подпись и зафиксировать результат

Возможны два варианта работы с заказчиком:

• Договор + Заявка — если вы создаёте новый рамочный договор и сразу к нему оформляете заявку.
• Разовый Договор-заявка — если перевозка единичная (например, частный переезд или разовая доставка).

Если с клиентом уже есть рамочный договор, он добавляется в заявку автоматически при создании, но только если совпадают «Своя фирма» в договоре и «Своя фирма» в форме оплаты.

Форма оплаты — это карточка справочника, где задаются:

• тип оплаты (с НДС, без НДС, наличные);
• текст для печатной формы;
• привязка к конкретной карточке своей фирмы.

Если «своя фирма» в договоре и в форме оплаты не совпадают, автоматическая подстановка рамочного договора не сработает.

Когда всё совпадает рамочный договор подтягивается автоматически, и менеджеру остаётся оформить только заявку с заказчиком (она станет приложением к договору).

Если рамочного договора нет - оформляется разовый Договор-заявка.

На вкладке «Договор» выберите форму:

• Наша форма — номер документа присваивается автоматически.
• Форма клиента — вручную укажите номер документа, присланного заказчиком.

Если в компании действует собственная система нумерации, номер нужно ввести до сохранения карточки.

После нажатия «Сохранить» система автоматически создаёт печатный документ.
Это занимает несколько секунд.
Не прерывайте процесс — дождитесь завершения генерации.
Если стадия была пропущена или изменена вручную, система вернёт карточку назад и уведомит об ошибке.

Чтобы внести правки:

1. Измените исходные поля в карточке Заявки (например, «Условия оплаты» или «Место погрузки»).
2. Верните стадию на «Создание документа», затем снова переведите в «Генерация и отправка».
3. Система создаст новый документ с учётом изменений.

Все версии сохраняются в поле «Неподписанный документы».
Удалите лишние файлы, чтобы не запутаться.
⚠️ Не редактируйте документ вручную — изменения нужно вносить только через поля карточки.

Отправить документ можно тремя способами:

1. Вручную — письмо с вложением.
2. Через шаблон письма — чтобы не набирать текст каждый раз.
3. Автоматически — через автоинформатор (если включён на портале).

Если используете автоинформатор — убедитесь, что в карточке остался только один нужный документ, иначе система может отправить все файлы подряд.

После отправки установите стадию «Отправлен»

1. Скачайте подписанный файл от заказчика.
2. Загрузите его в поле "Подписанный документ" карточки Договора
3. Нажмите «Сохранить»
4. Переведите карточку в стадию "Документ подписан"

Система зафиксирует, что документ подписан обеими сторонами.

Когда оба документа подписаны, Заявка автоматически переходит в стадию «Загрузка».

Дальше работу продолжает логист: он контролирует перевозку до выгрузки.
Менеджер на этом этапе завершает первую часть своей работы по Заявке.

При возникновении проблем по Заявке менеджер получит соответствующее сообщение и задание.

Если в компании включён контроль рентабельности, система не разрешит оформить документы, если условия сделки невыгодны.

В этом случае появится уведомление, и процесс приостановится до пересогласования ставки.

Иногда заказчик меняет дату загрузки или вовсе отменяет заявку.
В этом случае:

1. Сообщите логисту в чате, что произошли изменения.
2. Переведите карточку Договоры с типом Заявка или Договор-заявка в стадию Провал и выберите одну из Причин отклонения:

• Изменения данных заявки — если меняются условия;
• Отмена заявки заказчиком — если заказчик отказался;
• Ошибка — если вы ошиблись при заполнении и требуются исправления.

После сохранения:

• при изменении данных Заявка возвращается в стадию «Поиск исполнителя»;
• при отмене — переходит в «Провала».