Обзор ТЭК для СДО
как устроен процесс и почему это важно
Чтобы уверенно работать в Документообороте, важно понимать не только кнопки в системе, но и саму логику деятельности транспортной компании: какие процессы идут, какие документы оформляются, откуда они берутся и как влияют на деньги. Ниже — краткий и практичный обзор для специалистов СДО
YouTube
VK Video
Как производится услуга перевозки в БитЛогистике
В основе работы — процесс Заявки. Это карточка, отражающая движение услуги транспортировки от начала до завершения.
В системе используется два вида заявок:
  • Экспедирование
  • Свой транспорт
У каждой заявки есть пять активных статусов:
  1. Новая / Поиск исполнителя
  2. Оформление документов
  3. Загрузка
  4. В пути
  5. Разгрузка
И два завершённых статуса:
  • Перевозка завершена
  • Провал
Когда подключается работа СДО
Процессы документооборота запускаются с момента оформления документов или позже — в зависимости от условий оплаты с заказчиком и перевозчиком.
Ключевой элемент — карточка Документооборота (ДО).
Она создаётся:
  • автоматически, если выполнены условия;
  • или вручную, когда требуется оформить документы на более раннем этапе.
Правила автоматического создания карточки ДО
Автосоздание в стадии «Загрузка»
Карточка создаётся, если выполняется одно из условий:
  1. В заявке заполнено поле Предоплата заказчика или Предоплата перевозчика.
  2. Условия оплаты — по факту загрузки, и отсрочка = 0 дней.
Автосоздание в стадии «Разгрузка»
Условие №1:
  • Оплата по факту выгрузки, и отсрочка = 0 дней.
Условие №2:
  • Если этих условий нет, карточка может быть создана вручную после разгрузки
Когда можно создать карточку вручную
СДО может оформить карточку ДО в любой момент, если:
  • нужно выставить счёт в стадии «Оформление документов»;
  • автоусловия не выполнены, но документы требуется подготовить заранее.
Важные правила работы с карточками ДО
  • У каждой заявки может быть только одна карточка ДО.
  • Дубли запрещены, иначе система создаёт ошибки в счетах и оплатах.
  • Счета и счета поставщиков создаются только на основании карточки ДО.
  • Удалять карточку ДО нельзя.
  • Если заявка проваливается — карточка ДО проваливается автоматически вместе с ней.
Что должен понимать специалист СДО
Специалист документооборота — это не просто исполнитель документов.
Чтобы работа была точной и своевременной, важно понимать:
1. Взаимодействие участников процесса
  • менеджер
  • логист
  • заказчик
  • перевозчик
2. Условия по заявке
  • как читается карточка заявки
  • какие условия оплаты установлены
  • есть ли действующие договоры
  • какие условия перевозки определяют порядок оформления документов
3. Зачем это нужно
Чтобы:
  • правильно оформить документы,
  • избежать ошибок в оплатах,
  • своевременно получить деньги от заказчика,
  • корректно провести документы для перевозчика.
Карточка Документооборота — центральный инструмент работы СДО.
Понимание логики заявки, условий оплаты и этапов перевозки позволяет:
  • избегать ошибок в документах,
  • вовремя получать оплату,
  • обеспечивать порядок в финансовом и юридическом контуре компании.