Обработка счёта поставщика в БитЛогистике

Зачем нужен процесс обработки счёта

Процесс «Счёт поставщика» позволяет компании контролировать обязательства по оплате, видеть реальные сроки, исключать просрочки и управлять кассовыми разрывами.

Всё движение счёта — от создания до полной оплаты — отражается в карточке счёта и проходит через чётко определённые стадии.

Ниже — пошаговая инструкция по работе на каждой стадии.

YouTube
VK Video
Создание и появление счёта
Счёт может возникнуть двумя способами:
1. Автоматически из процесса заявки
  • Если по заявке предусмотрена предоплата перевозчику, счёт создаётся на стадии «Загрузка» — на полную сумму.
  • Если предоплаты нет, счёт создаётся после разгрузки, чтобы отразить возникшее обязательство.
2. Ручное создание сотрудником
Используется, если документы пришли вне процесса или автоматизация отключена.
Стадия «Предварительный счёт»
Это первое рабочее состояние карточки.
Что делает сотрудник
  1. Получив документы от перевозчика (копии или оригиналы), открыть карточку счёта.
  2. Заполнить:
  • номер и дату счёта,
  • номер и дату поступления / акта / УПД — если они уже получены
3. Перевести карточку в стадию «Счёт получен».

Регламент
  • Максимальное время нахождения в стадии — 30 дней (по умолчанию).
  • Срок может быть изменён руководителем, но счёт не должен оставаться здесь бесконечно.
Стадия «Счёт получен»
На этом этапе система пытается автоматически рассчитать срок оплаты.
На основе чего считается срокВ БитЛогистике предусмотрено 5 правил расчёта:
  1. От даты получения копий документов
  2. От даты получения оригиналов
  3. От даты загрузки
  4. От даты выгрузки
  5. От даты получения квитка об отправке оригиналов
Если все необходимые данные внесены, система:
  • рассчитывает дату оплаты,
  • автоматически переводит счёт в стадию «Оплата запланирована».
Если данных нет — карточка ожидает их внесения.
Важно
Автоматизация работает только при корректном прохождении стадий документооборота.
Если ДОО не передвигает карточку или не заполняет данные — автоматический расчёт не произойдётся.
Регламент
  • Максимальное время нахождения — 30 дней (по умолчанию)
Стадия «Оплата запланирована»
Это стадия, в которой система “ждёт” наступления срока оплаты.
  • Как работает автоматический переходЗа 1 день до оплаты, в 09:00, счёт переходит в стадию «Оплатить завтра».
  • В день оплаты, в 09:00, карточка автоматически переходит в стадию «Оплатить сегодня».
Так сотрудники финансового блока ежедневно видят:
  • какие суммы нужно оплатить завтра,
  • какие — сегодня
Без отчетов, прямо в Канбане.
Стадия «Оплатить завтра»
Используется для короткого горизонта планирования.
  • Счёт “ждёт” наступления даты оплаты (до следующего дня в 09:00)
Стадия «Оплатить сегодня»
В этой стадии запускается автоматический бизнес-процесс:
  • Процесс «Оплата счёта поставщику»сложный и вариативный,
  • подробно разбирается в отдельном уроке.
Важно
Если задание по оплате не выполнено до конца дня, счёт считается просроченным, и система переводит его в стадию «Просрочка».
Стадия «Просрочка»
Здесь отображаются все счета, по которым обязательства не выполнены в срок.
Финансовый директор или владелец видит:
  • сумму просрочки,
  • возраст задолженности,
  • проблемные заявки.
Данные этой стадии напрямую отражаются в аналитике взаиморасчётов
Частичная оплата (стадия «Оплачен частично»)
Есть два способа частично оплатить счёт:
  • Способ 1 (рекомендуется) — через задание «Оплатить сегодня»
  • Выбираете частичную оплату.
  • Система автоматически переводит счёт в «Оплачен частично».
  • Рассчитывается дата следующего платежа.

Способ 2 — ручное перемещение
Если срок оплаты ещё не наступил или счёт — предоплатный:
  1. Перевести карточку вручную в «Оплачен частично».
  2. Заполнить:
  • сумму частичного платежа,
  • дату следующей оплаты.
После этого карточка снова вернётся в «Оплата запланирована»
Стадия «Счёт отклонён»
Счёт переходит сюда:
  • автоматически, если заявка отменена,
  • вручную — если счёт не подлежит оплате.
Стадия «Оплачен полностью»
Счёт попадает сюда тремя способами:
  1. После выполнения задания в «Оплатить сегодня».
  2. Ручным переводом.
  3. Автоматически из 1С, если настроен обмен статусами.
Особенность работы с датой оплаты
  • Если в 1С не указана дата фактической оплаты — система берёт дату перевода в эту стадию.
  • Чтобы аналитика была корректной, в 1С нужно заполнять дату оплаты вручную.
Итог: как работает процесс в целом
Процесс обработки счёта поставщика в БитЛогистике — это:
  • автоматизация расчёта сроков оплаты,
  • контроль обязательств,
  • ежедневная видимость платежей,
  • работа без Excel и ручного контроля,
  • автоматическое формирование данных для отчётов по взаиморасчётам.
Сотрудник остаётся ответственным за корректное внесение данных, а система — за расчёты и контроль.