Обработка новой заявки
Основной рабочий инструмент логиста, для просмотра ему доступны все свои активные заявки и заявки, завершенные в том числе другими логистами компании для понимания актуальных ставок. Для отображения рекомендуем использовать вид Список, в котором с помощью шестеренки в левом верхнем углу можете индивидуально настраивать видимость полей.
Особенность БитЛогистики - работа с Заявкой может вестись из карточки Лида, Компании, Запроса, из раздела Автоматизации. Там, где конкретно сейчас логист работает в программе, например, из звонка перевозчика в Лиде сразу добавляет его исполнителем по Заявке.
YouTube
VK Video
Новая Заявка
Как только менеджер заводит заявку, логист получает уведомление в чате с Администратором БитЛогистики. Прямо из чата можно перейти в Заявку, проанализировать полноту данных, создать чат (пригласить к обсуждению) с менеджером в таймлайне конкретно этой карточки, при необходимости запросить нужную информацию для дальнейшей работы.
Разместите заявку на АТИ, это может быть сделано автоматически (настраивается руководителем), можно в ручном режиме из БитЛогистики.
Если в БитЛогистике есть подходящие Предложения перевозчиков по маршруту, грузоподъемности, типу кузова, то в комментарий в карточке Заявки они выводятся автоматически, также дублируются в чат.
Разместите заявку на АТИ, это может быть сделано автоматически (настраивается руководителем), можно в ручном режиме из БитЛогистики.
Если в БитЛогистике есть подходящие Предложения перевозчиков по маршруту, грузоподъемности, типу кузова, то в комментарий в карточке Заявки они выводятся автоматически, также дублируются в чат.
РЕКОМЕНДАЦИИ
- По активным заявкам закрепляйте чаты в списке. По завершению перевозки чат можно открепить
- Максимально ответственно и качественно подойдите к работе с базой перевозчиков - так система со временем будет работать на вас, помогая быстрее закрывать заявки.
- Добавляйте перевозчика в Заявку с помощью бизнес-процессов, а не руками в карточке Заявки
Добавление Перевозчика в Заявку
Добавить перевозчика в Заявку исполнителем можно несколькими способами:
- из карточки Лида (рассмотрели в предыдущем уроке)
- из Компании
- из справочника Предложения перевозчиков
Как взять исполнителя по Заявке из карточки Компании. В правом верхнем углу в карточке Компании используем бизнес-процесс Перевозчик. В параметрах выбираем нужные действия (возможны варианты: могут отображаться как в самом задании БП, так и в карточке компании после запуска) Для множественного выбора зажмите ctrl/⌘.
Параметры бизнес-процесса:
Предложение по Заявке. Выбираете, если есть конкретное предложение по перевозке
Исполнитель по Заявке. Если логист согласовал эту компанию-перевозчика как исполнителя по заявке. Вместе с этим параметром можете множественным выбором добавить данные на Авто и Водителя (создаете или добавляете)
Добавить Автомобиль. Выбираете, если авто уже есть в системе.Добавить Водителя. Выбираете, если водитель уже есть в системе.
Создать Автомобиль. Если данных в БитЛогистике нет.
Создать Водителя. Если данных в БитЛогистике нет.
Возможные сценарии: перевозчик предлагает свою машину по заявке, которую уже закрыли. Предложение о сотрудничестве по интересным для перевозчика маршрутам.
Можно создать предложение Перевозчика вручную без привязки к конкретной Заявке/Запросу, не используя бизнес-процесс Перевозчик. Для этого в Лиде перейдите во вкладку Предложения перевозчиков, нажимаете "Новый элемент".
В поле вид предложения выбираете "Свободная машина", фиксируете дату, с которой машина готова к загрузке, город загрузки и выгрузки, тип кузова, регулярность, желаемую ставку, форму и условия оплаты. После сохранения предложение зафиксируется в списке, а лид будет закрыт.
Контакт со стороны перевозчика можете добавить вручную в карточке Заявки, чтобы добавить его также в печатную форму заявки. Самый точный способ - добавить с помощью АйДи карточки - открываете карточку контакта, в адресной строке последние цифры заключенные в слэш (/) и будут уникальным идентификатором карточки. В заявке пишете в поле "Контакт перевозчика" эти цифры ID. Аналогичным способом можно искать любую карточку в БитЛогистике.
Можно создать предложение Перевозчика вручную без привязки к конкретной Заявке/Запросу, не используя бизнес-процесс Перевозчик. Для этого в Лиде перейдите во вкладку Предложения перевозчиков, нажимаете "Новый элемент".
В поле вид предложения выбираете "Свободная машина", фиксируете дату, с которой машина готова к загрузке, город загрузки и выгрузки, тип кузова, регулярность, желаемую ставку, форму и условия оплаты. После сохранения предложение зафиксируется в списке, а лид будет закрыт.
Контакт со стороны перевозчика можете добавить вручную в карточке Заявки, чтобы добавить его также в печатную форму заявки. Самый точный способ - добавить с помощью АйДи карточки - открываете карточку контакта, в адресной строке последние цифры заключенные в слэш (/) и будут уникальным идентификатором карточки. В заявке пишете в поле "Контакт перевозчика" эти цифры ID. Аналогичным способом можно искать любую карточку в БитЛогистике.
ДОПОЛНИТЕЛЬНО
- Обрабатывайте лид сразу, так будет меньше путаницы с закреплением ответственного за карточки
- Если в течение дня ожидается несколько звонков с водителем, можно переместить Лид в стадию Пауза в обработке, обязательно заполнить время следующей коммуникации
Добавление Перевозчика из Предложения перевозчиков
Журнал Предложения перевозчиков - огромная база в помощь для закрытия ваших заявок. Здесь собраны все предложения по перевозкам, фактически совершенные перевозки, также все встречные предложения с АТИ.
Для добавления исполнителя в Заявку из карточки Предложений перевозчиков в правом верхнем углу запускаете бизнес-процесс "Взять исполнителем", заполнив номер заявки, ставку и форму и условия оплаты, отсрочку. Эти данные заполнятся в соответствующую Заявку. Вручную можете изменить эти данные в самой Заявке.
Журнал Предложения перевозчиков - огромная база в помощь для закрытия ваших заявок. Здесь собраны все предложения по перевозкам, фактически совершенные перевозки, также все встречные предложения с АТИ.
Для добавления исполнителя в Заявку из карточки Предложений перевозчиков в правом верхнем углу запускаете бизнес-процесс "Взять исполнителем", заполнив номер заявки, ставку и форму и условия оплаты, отсрочку. Эти данные заполнятся в соответствующую Заявку. Вручную можете изменить эти данные в самой Заявке.
Заполнение Условий перевозчика
Ставка перевозчика. Заполняется точная сумма
Форма оплаты перевозчику. Выбираете из справочника, по умолчанию в нем 4 формы, но может пополняться/редактироваться руководителем. Обязательно уточняйте форму оплаты.
Условия оплаты. Аналогично форме может пополняться по необходимости.
Отсрочка перевозчику. Обязательно указываете целое число, выбираете банковские или календарные дни. При выборе варианта "без отсрочки" обязательно ставите "0" в числовом поле.
Предоплата перевозчику. Обязательно заполнить сразу сумму целым числом, если она есть.
Предоплата перевозчику (текст). Вносите дополнительные условия для печатной формы документа (заявка) при необходимости.
Договор с перевозчиком. Заполняется автоматически в стадии оформление документов при создании нового договора в заявке. При наличии рамочного договора в карточке компании-перевозчика добавится автоматически с условием - связанная компания в форме оплаты перевозчику и своя компания в рамочном договоре с перевозчиком совпадают.
Ставка перевозчика. Заполняется точная сумма
Форма оплаты перевозчику. Выбираете из справочника, по умолчанию в нем 4 формы, но может пополняться/редактироваться руководителем. Обязательно уточняйте форму оплаты.
Условия оплаты. Аналогично форме может пополняться по необходимости.
Отсрочка перевозчику. Обязательно указываете целое число, выбираете банковские или календарные дни. При выборе варианта "без отсрочки" обязательно ставите "0" в числовом поле.
Предоплата перевозчику. Обязательно заполнить сразу сумму целым числом, если она есть.
Предоплата перевозчику (текст). Вносите дополнительные условия для печатной формы документа (заявка) при необходимости.
Договор с перевозчиком. Заполняется автоматически в стадии оформление документов при создании нового договора в заявке. При наличии рамочного договора в карточке компании-перевозчика добавится автоматически с условием - связанная компания в форме оплаты перевозчику и своя компания в рамочном договоре с перевозчиком совпадают.
Создание Авто и Водителя внутри Заявки
Если согласовали перевозчика как исполнителя, но при добавлении с помощью бизнес-процесса данных на авто и водителя еще нет, можно добавить их позже в карточке Заявки.
Автомобиль. Госномер и госномер прицепа большими буквами без пробелов. Марку авто заполняете точно также, как указано в документах. Указываете обязательно тип кузова, грузоподъемность и объем. При сохранении запустится процесс "Связать с водителем" - используйте, если есть уже данные на водителя и их нужно связать в системе. Если данных на водителя ещё нет, просто сохраняете этот процесс. Данные о заявке, перевозчике добавится автоматически.
Водитель. Заполняете ФИО полностью без лишних символов и пробелов, Кем и когда выдан, адрес регистрации. Серию и номер паспорта вносите в соответствующие поля отдельно. Дата рождения, серия, номер и срок действия в/у. В поле Телефон действует проверка на количество знаков в номере, поэтому заполняйте только цифрами, без лишних знаков. ИНН заполняете при необходимости. Обязательно подгружайте сканы документов в карточку. При сохранении появится процесс Связь с водителем, пропускаете, если нет необходимости добавлять эту связь. В карточку Водителя автоматически подтягивается информация о перевозчике, заполнится должность "водитель"
- С помощью БП Перевозчик в карточке Компании с выбором параметров Исполнитель по Заявке + Создать/добавить Авто + Создать/Добавить Водителя
- В карточке Заявки во вкладке Автомобили и во вкладке Водители, выбрав "Новый элемент".
Автомобиль. Госномер и госномер прицепа большими буквами без пробелов. Марку авто заполняете точно также, как указано в документах. Указываете обязательно тип кузова, грузоподъемность и объем. При сохранении запустится процесс "Связать с водителем" - используйте, если есть уже данные на водителя и их нужно связать в системе. Если данных на водителя ещё нет, просто сохраняете этот процесс. Данные о заявке, перевозчике добавится автоматически.
Водитель. Заполняете ФИО полностью без лишних символов и пробелов, Кем и когда выдан, адрес регистрации. Серию и номер паспорта вносите в соответствующие поля отдельно. Дата рождения, серия, номер и срок действия в/у. В поле Телефон действует проверка на количество знаков в номере, поэтому заполняйте только цифрами, без лишних знаков. ИНН заполняете при необходимости. Обязательно подгружайте сканы документов в карточку. При сохранении появится процесс Связь с водителем, пропускаете, если нет необходимости добавлять эту связь. В карточку Водителя автоматически подтягивается информация о перевозчике, заполнится должность "водитель"
Создание Мест загрузки и выгрузки
Места создает и записывает менеджер. Если по какой-то причине не заполнены данные по адресам, логист может занести вручную в Заявке во вкладке Места, нажав "Новый элемент".
Стадия Оформление документов
Если в карточке не заполнены обязательные поля, БитЛогистика запросит их при смене стадии.
Для коммуникации с менеджером по недостающей информации используйте чат по конкретной Заявке.
Для коммуникации с менеджером по недостающей информации используйте чат по конкретной Заявке.