Эта статья объясняет, как специалисту по документообороту правильно работать с карточкой Документооборот: получать и проверять сканы, отслеживать оригиналы, запускать процессы отслеживания и фиксировать отправку документов заказчику.

Как карточка попадает в стадию
Автоматически
Если логист выполнил задание «Получить сканы документов» внутри заявки, прикреплённые файлы сохраняются в папку заявки, и карточка ДО автоматически переходит в «Сканы получены».
Вручную
Специалист двигает карточку, если документы были получены другим способом.
Что нужно сделать в стадии

1. Проверить корректность сканов (формы, подписи, читаемость).
2. При необходимости — запустить отслеживание оригиналов от перевозчика (см. следующий блок)

После проверки сканов важно понимать, когда будут доставлены оригиналы. Для этого есть два способа.
Способ 1. Автоматическое отслеживание (рекомендуется)

1. В карточке ДО нажмите «Запустить процесс».
2. Выберите процесс «Трек документов перевозчика».
3. Укажите:

трек-номер отправления,
способ отправки (Почта РФ, СДЭК; в будущем могут быть другие службы)
4. Запустите процесс.
Система создаст отдельную карточку в разделе «Процессы → Отслеживание документов».
По мере обновления статуса доставки карточка ДО будет двигаться автоматически, включая переход в стадию «Оригиналы получены».

Способ 2. Ручное отслеживание
Если перевозчик отправил документы без трек-номера, специалист сам контролирует получение и вручную переводит карточку в нужные стадии.

Это обязательный этап, даже если заказчик оплачивает по оригиналам, а не по копиям.
Зачем отправлять сканы

• Заказчик может проверить документы заранее.
• Ошибки можно исправить до отправки оригиналов.
• При оплате по копиям система рассчитывает срок оплаты автоматически.

Что сделать

1. Отправить сканы заказчику удобным способом.
2. Перевести карточку в стадию «Сканы отправлены».

Система не фиксирует отдельную дату отправки, потому что сканы должны быть отправлены в тот же день, когда они получены.
Если условия оплаты — по сканам, в счёте произойдёт автоматический перерасчёт срока оплаты, и счёт перейдёт в стадию «Счёт получен».

Карточка может попасть в эту стадию:

• автоматически, если включено отслеживание трека;
• вручную, если документы получены специалистом.

1. Что сделать в этой стадииВ карточке ДО выбрать «Оригиналы получены» и указать дату получения.
2. Если в пакете есть бухгалтерские документы перевозчика (счёт, акт, накладные):

• открыть счёт поставщика,
• внести номер и дату счёта,
• загрузить PDF/сканы,
• отметить, что счёт поставщика получен.

Если условия оплаты перевозчику — по оригиналам, система автоматически рассчитает срок оплаты и передвинет счёт поставщика в стадию «Оплата запланирована».

Когда комплект документов для заказчика подготовлен:

1. Упакуйте документы (конверт, пакет, бандероль — в зависимости от объёма).
2. Отправьте удобным способом:

• Почта РФ (с трек-номером),
• СДЭК,
• Курьер / передача лично (Идо).

Что фиксируем в карточке

1. Перевести ДО в стадию «Оригиналы отправлены».
2. Указать:

• дату отправки,
• способ отправки,
• трек-номер (если есть).

Если способ — лично / курьером, карточка сразу переходит в стадию «Оригиналы доставлены».
Если отправлено почтой/SDEK — включается автоматическое отслеживание.

Стадия устанавливается автоматически, когда система получает статус:

• «Доставлено в отделение»
• или «Вручено получателю»

Зачем это важно:

• Некоторые заказчики умышленно не забирают оригиналы, чтобы оттянуть оплату.
• Вы видите точную дату доставки и можете своевременно напомнить клиенту забрать документы.
• Также автоматически работают уведомления клиенту — письма с напоминанием.

Если вы работаете только внутри карточки ДО — на этом этапе процесс считается завершённым.
Дополнительно в реальной работе необходимо дождаться возврата подписанных документов, но это уже регулируют другие процессы компании.