Карточка настроек контрагента — это ключевой инструмент для работы специалиста по документообороту.
Она создаётся автоматически, как только в системе появляются первые взаимодействия с компанией: заявки, договор или любая активность, требующая учёта.
Создавать карточку вручную нужно только в исключительных ситуациях:
— если карточку удалили,
— произошёл технический сбой.
Найти настройки можно в карточке Компании → раздел Файлы и договоры → блок Настройки контрагента.

Тип контрагента
Определяет роль компании: заказчик или перевозчик.
Если компания работает в обеих ролях, у неё будут две отдельные карточки настроек.
Своя компания
Юрлицо, от которого вы работаете с этим контрагентом. Влияет на выбор реквизитов и печатных форм.
Контакты бухгалтерии
Указывайте реальные рабочие контакты лиц, с которыми идёт обмен документами.
Система будет автоматически выводить эти данные в заданиях и сможет отправлять сообщения напрямую.

Вид договора
Определяет, какие документы можно оформлять:

• Договор,
• Договор-заявка,
• или оба варианта.

Если тип документа запретить, система заблокирует попытку создать неподходящий документ и уведомит менеджера.

Способ выставления счётов

• По заявкам — для каждой заявки свой счёт.
• Консолидированный счёт — единый счёт по группе заявок.
• Не выставлять — система не создаёт счета автоматически.

При выборе консолидированного счёта нужно настроить правила консолидации (см. ниже).
Документы реализации по умолчанию
Для интеграций с 1С можно указать:

• УПД,
• Акт + счёт-фактура.

Название услуг
Определяет наименование номенклатуры в счёте и реализации:

• «Транспортные услуги»,
• «Транспортно-экспедиционные услуги».

Настраивается индивидуально под клиента.

Система формирует товар на основании полей, которые вы включите в настройках:

• города маршрута,
• регионы маршрута,
• краткое или полное ФИО водителя,
• госномер автомобиля / прицепа,
• номер заявки,
• номер рамочного договора,
• даты погрузки и выгрузки.

Важно!
В Битрикс24 есть ограничение: 255 символов на название товара.
Если включить все поля, строка может быть обрезана.
Рекомендуется стандартный набор:
Города → краткое ФИО → госномер → номер заявки..

Выберите, как компания обменивается документами:

• ЭДО (Диадок, СБИС, Калуга и др.),
• Почта,
• СДЭК,
• Лично.

От этого зависит дальнейшая автоматизация и содержание заданий в процессе ДО.

Правила оформления ТДМ на разгрузке
Сюда заносятся требования заказчика: какие печати, подписи, формулировки должны быть на документах.
Этот текст будет отображаться логисту в задании «Контроль разгрузки».

Особые условия договора
Любые индивидуальные условия, которые должны автоматически попадать в печатные формы заявки или договора.

Блок включает:

• включение контроля дебиторской задолженности,
• лимит задолженности,
• текущий долг.

Лимит задаётся службой безопасности / юристом / руководителем.
Текущий долг рассчитывается автоматически:

• увеличивается после загрузки заявки (ставка заказчика прибавляется),
• уменьшается после оплаты счёта.

Обычно специалистам по ДО не дают прав изменять эти поля вручную.

Если включить опцию «Формировать заявки по условиям договора», система будет автоматически подставлять:

• форму оплаты,
• сроки оплаты,
• отсрочку,
• согласованные условия.

Менеджер может изменить параметры вручную, но базовые значения будут подставляться автоматически.

Для каждого клиента можно задать минимально допустимую рентабельность.
Если включена автоматизация контроля рентабельности, система:

• проверит заявку на стадии «Оформление документов»,
• заблокирует работу при нарушении,
• отправит руководителю задачу на согласование.

При подключении площадок (например, АТРАКС) можно включить автоматическое создание заявок из поступающих грузов

Если у контрагента несколько юрлиц, можно связать их так, чтобы:

• работал единый лимит задолженности,
• применялись одинаковые настройки.

Здесь отображаются все заявки, которые:

• загружены,
• но ещё не оплачены.

После оплаты заявки автоматически исчезают из списка.

Если в способе выставления выбран вариант «консолидированный счёт», открываются настройки:

• самостоятельно — менеджер решает, когда выставить;
• по сумме — например, каждые 300 000 ₽;
• по количеству заявок — например, каждые 10 перевозок;
• по дате — каждого 10 числа;
• по интервалу — каждые N дней.

Поле «Заявки для консолидированного счёта» заполняется автоматически.
Создание самого консолидированного счёта выполняется отдельным бизнес-процессом

Менять настройки напрямую в карточке нельзя — это может привести к ошибкам, особенно с лимитами задолженности.
Для изменения используется специальный бизнес-процесс:

1. Откройте карточку компании.
2. Запустите процесс «Настройки контрагента».
3. Выполните задание — оно открывает доступ только к разрешённым полям.
4. Система сохранит изменения и зафиксирует автора, дату и время.

Если задание не выполнено в течение 20 минут, оно завершится автоматически.