Работа с Лидами для специалистов по документообороту (СДО)
Лид — это первичная коммуникация от нового или неизвестного контакта.
Задача СДО — корректно обработать лид, определить человека и компанию, привязать данные к существующим карточкам или создать новые, чтобы система оставалась чистой, а коммуникации не терялись.
YouTube
VK Video
Зачем СДО работать с лидами
Специалист по документообороту ежедневно взаимодействует:
  • с менеджерами заказчика,
  • с бухгалтерией,
  • с кладовщиками,
  • с представителями перевозчика.
Многие из этих людей обращаются впервые: новый номер, новая почта, новое письмо.
Каждый такой первый контакт попадает в CRM как Лид.
Лид — это не клиент и не контакт. Это заготовка, которая должна быть правильно обработана и конвертирована в контакт/компанию, чтобы вы могли без ошибок дальше работать с документами и коммуникациями.
Что важно помнить СДО
Не создавайте лиды с «левыми» телефонами
При создании лида БитЛогистика выполняет поиск по номеру телефона в АвтоТрансИнфо.
Если номер фейковый, система может подтянуть неверные данные.
Правило: для теста создавайте лид без телефона.
Сценарий 1. Входящий звонок с нового номера
  1. CRM фиксирует звонок → автоматически создаётся лид.
  2. В лиде указан только номер телефона.
  3. Задача СДО — заполнить данные человека:
  • имя;
  • фамилию;
  • отчество (если есть);
  • должность (обязательно!);
  • уточнить, с какого подразделения они.
Почему это важно:
Через неделю коллега откроет карточку и должен понять, кто такая «Людмила» и чем она занимается.
Привязка лида к существующей компании
Если компания уже есть в CRM:
  1. Нажмите «Выбрать контакт → Создать контакт».
  2. В открывшейся карточке контакта нажмите «Изменить».
  3. В поле Компания выберите нужную организацию.
  4. Сохраните.
Связка Контакт ↔ Компания — ключевая для всех инструментов БЛ: заявок, счетов, документооборота.
Сценарий 2. Письмо от нового человека (лид по email)
Если вам написали с новой почты, CRM создаёт лид с email.
Важно:
  • Email — тоже поле для поиска в АвтоТрансИнфо.
  • Не используйте фейковые адреса в тестах.
Если ранее по телефону вы уже создали контакт «Иванова Людмила», а теперь появился лид с её email:
Как связать лид со старым контактом:
  1. В лиде нажмите стрелочку в правом верхнем углу рядом с полем конвертации лида
  2. Выберите «Выбрать из списка»
  3. Найдите существующую «Иванову Людмилу»
  4. Привяжите также компанию
Теперь контакт содержит и телефон, и почту — дублей нет.
Повторные лиды от перевозчиков
  1. По перевозчикам стратегия другая:
  • Перевозчики не ведутся по сделкам,
  • поэтому каждая коммуникация создаёт новый лид.
CRM сформирует лид другого типа:
в нём нет полей «Имя / Компания», только ссылки на существующие контакт и компанию.
Варианты обработки:
  1. Завершить лид как «некачественный», если вопрос решён и не требует действий.
  2. Использовать бизнес-процесс “Перевозчик”
В лиде нажмите Бизнес-процессы.
Выберите процесс «Перевозчик».
Укажите тему обращения:
  • по оплате,
  • по документам,
  • прочее.
  • Процесс завершит лид автоматически как качественный, без создания сделок
Когда нужно создавать новую компанию и новый контакт
Если:
  • компания отсутствует в CRM,
  • сотрудник компании обращается впервые,
  • нет ни телефона, ни email в базе.
Тогда создаются и контакт, и компания.
Важно:
заполняйте карточку максимально подробно. Другие сотрудники должны понимать, кто этот человек и чем он занимается
Лид — это входная точка для новой коммуникации.
СДО важно:
  • корректно идентифицировать человека,
  • заполнить карточку,
  • правильно связать контакт ↔ компания,
  • не создавать дублей,
  • запускать нужные процессы для перевозчиков.
Чистая CRM = быстрый документооборот, точные привязки документов и отсутствие путаницы в клиентах.