Контроль перевозки
Рассмотрим работу логиста по контролю заявки от загрузки до полной выгрузки, как выполнять задания автоматизации
YouTube
VK Video
Все задания поступают в виде сообщений в чате с Администратором БитЛогистики. По умолчанию ставится на 10.00 в день загрузки (может меняться индивидуально). При выполнении задания обязательно нужно зафиксировать состояние перевозки из вариантов:
- загрузился. Выбирайте, если точно получили подтверждение загрузки. Обязательно указывайте фактическое время загрузки. Задание является финальным по контролю перевозки
- в процессе загрузки. Задание встанет на паузу и вернется в работу через определенное время
- ожидает загрузки. Водитель приехал, но машину еще не начали грузить. Задание встанет на паузу и вернется в работу через определенное время
- едет на загрузку (будет вовремя). Задание встанет на паузу и вернется в работу через определенное время
- опаздывает. Обязательно указывайте планируемое время прибытия на загрузку, в комментарий записываете всю необходимую дополнительную информацию для менеджера - далее к нему переходит задание для согласования с клиентом.
Дополнительные параметры
"Сверхнормативный простой" указывается для согласования с заказчиком дополнительных условий
"Куда едет дальше" -наполнение базы полезной информацией по маршруту, по какому направлению предпочтительно перевозчику ехать дальше. В таком случае создается карточка Предложения перевозчиков со свободной машиной и система автоматически может предлагать сотруднику подходящего перевозчика по нужному направлению.
Срыв перевозки
При срыве перевозки необходимо выбрать вариант Срыв перевозки, таким образом появится новое задание по заявке для фиксации причин и дальнейших действий по перевозке.
ВАЖНО
- Задания по контролю приходят в чат с Администратором БитЛогистики и в раздел Автоматизация
- Все задания автоматизации также доступны в мобильном приложении Битрикс на телефоне
- Если карточки контактов заполнены правильно, в сообщение с заданием выводится номер телефона, кликнув на который можно сразу инициировать звонок прямо в чате
Контроль В пути
После выполнения задания по загрузке машины приходит задание по контролю в пути - утром и вечером ( время и наличие этого задания может быть отредактировано индивидуально).
Задание стоит на паузе до определенного времени. При необходимости пропустить паузу, это можно сделать в Заявке и в разделе Автоматизация: задание Команда в бизнес-процессе для снятия паузы - в параметре БП нужно выбрать соответствующий пункт и сохранить. Далее можно переходить в разделе Автоматизация к заданию по контролю В пути.
Параметры задания:
Всё нормально. В комментарии укажите актуальные данные, это попадает в статус заявки. При использовании Автоинформатора данные из статуса отправляются клиенту, поэтому заполняйте корректно этот параметр в задании. При выборе этого параметра задание снова встает на паузу, будет приходить каждый день до перехода в стадию Разгрузка.
Опаздывает. Запустится новая ветка заданий автоматизации, аналогично с опозданием на загрузку.
Приехал раньше. Выбираете, если по факту машина приехала быстрее запланированного времени. Либо не выполнили вовремя задание автоматизации и в системе заявка находится еще в стадии Загрузка. В комментарии указываете необходимую информацию. Появится задание Контроль разгрузки.
Кнопка СРЫВ ПОГРУЗКИ
Используется в нештатных ситуациях, например, кража груза, поломка, авария и пр.
Задание стоит на паузе до определенного времени. При необходимости пропустить паузу, это можно сделать в Заявке и в разделе Автоматизация: задание Команда в бизнес-процессе для снятия паузы - в параметре БП нужно выбрать соответствующий пункт и сохранить. Далее можно переходить в разделе Автоматизация к заданию по контролю В пути.
Параметры задания:
Всё нормально. В комментарии укажите актуальные данные, это попадает в статус заявки. При использовании Автоинформатора данные из статуса отправляются клиенту, поэтому заполняйте корректно этот параметр в задании. При выборе этого параметра задание снова встает на паузу, будет приходить каждый день до перехода в стадию Разгрузка.
Опаздывает. Запустится новая ветка заданий автоматизации, аналогично с опозданием на загрузку.
Приехал раньше. Выбираете, если по факту машина приехала быстрее запланированного времени. Либо не выполнили вовремя задание автоматизации и в системе заявка находится еще в стадии Загрузка. В комментарии указываете необходимую информацию. Появится задание Контроль разгрузки.
Кнопка СРЫВ ПОГРУЗКИ
Используется в нештатных ситуациях, например, кража груза, поломка, авария и пр.
ДОПОЛНИТЕЛЬНО
- Если в условиях оплаты в Заявке указана предоплата (полная или частичная), у менеджера появятся дополнительные Задания по контролю оплат
- Все задания по контролю заявки документов по ней могут быть включены/отключены руководителем
Контроль Разгрузки
Параметры задания Контроль Разгрузки
Если ставка не фиксированная (выясняется только на выгрузке), в поле Фактическая ставка по заявке обязательно указать стоимость.
Сверхнормативный простой указываете и выполняете далее задание. Можно не указывать отдельно, а поменять в поле Фактическая ставка по заявке.
Результат контроля:
Ещё в пути, приедет вовремя. Связались с водителем, всё по плану - нажимаете Разгрузка без проблем. Задание вернется после паузы снова для контроля разгрузки машины.
Опаздывает. Обязательно заполнить плановое время разгрузки для согласования менеджером с клиентом.
Разгружается. Водитель на месте, машину разгружают. Задание встанет на паузу, возвращается на контроль через 1 час.
Разгрузился. Фиксируете Фактическую дату разгрузки
Отправить запрос на получение документов водителю. Обязательно проинформируйте водителя о письме с формой для запроса документов и выберите, кому и куда направить форму - почта/мессенджер. Этот параметр не используется на большинстве порталов, так как есть автоматизация с помощью Автоинформатора. Если эти поля есть, можете использовать.
Комментарий. Также внимательно заполняйте это поле, т.к. с помощью Автоинформатора (при наличии) эта информация автоматически направляется заказчику.
Если ставка не фиксированная (выясняется только на выгрузке), в поле Фактическая ставка по заявке обязательно указать стоимость.
Сверхнормативный простой указываете и выполняете далее задание. Можно не указывать отдельно, а поменять в поле Фактическая ставка по заявке.
Результат контроля:
Ещё в пути, приедет вовремя. Связались с водителем, всё по плану - нажимаете Разгрузка без проблем. Задание вернется после паузы снова для контроля разгрузки машины.
Опаздывает. Обязательно заполнить плановое время разгрузки для согласования менеджером с клиентом.
Разгружается. Водитель на месте, машину разгружают. Задание встанет на паузу, возвращается на контроль через 1 час.
Разгрузился. Фиксируете Фактическую дату разгрузки
Отправить запрос на получение документов водителю. Обязательно проинформируйте водителя о письме с формой для запроса документов и выберите, кому и куда направить форму - почта/мессенджер. Этот параметр не используется на большинстве порталов, так как есть автоматизация с помощью Автоинформатора. Если эти поля есть, можете использовать.
Комментарий. Также внимательно заполняйте это поле, т.к. с помощью Автоинформатора (при наличии) эта информация автоматически направляется заказчику.
Контроль получения документов
По умолчанию в обязанности логиста входит контроль по получению документов по Заявке. В задании подгружаете сканы полученных документов. При необходимости заполняете номер и дату ТТН. Если включен контроль отделом документооборота, то сканы сначала пойдут на проверку специалистам отдела ДО. Если с документами не все в порядке, логист получает задание с комментариями в работу снова.
В описании задания обязательно выводятся правила оформления документов, если они заполнены в карточке Настройки контрагента.
По умолчанию в обязанности логиста входит контроль по получению документов по Заявке. В задании подгружаете сканы полученных документов. При необходимости заполняете номер и дату ТТН. Если включен контроль отделом документооборота, то сканы сначала пойдут на проверку специалистам отдела ДО. Если с документами не все в порядке, логист получает задание с комментариями в работу снова.
В описании задания обязательно выводятся правила оформления документов, если они заполнены в карточке Настройки контрагента.