Эта статья объясняет, как работает основное рабочее место специалиста по документообороту — карточка Документооборота (ДО). Здесь отображается весь процесс движения транспортных документов: от получения сканов от перевозчика до передачи оригиналов заказчику.
Карточка создаётся автоматически по каждой заявке, если выполнены условия для запуска документооборота.

Карточка фиксирует полный цикл работы с документами:

• Когда получены сканы от перевозчика
• Когда получены оригиналы
• Когда документы отправлены заказчику
• Когда доставлены заказчику

Эти даты важны: они влияют на расчёт сроков оплаты по заявке — как со стороны перевозчика, так и со стороны клиента

В этом блоке отражаются ключевые даты и параметры документооборота:

• Сканы получены
• Оригиналы получены
• Оригиналы отправлены
• Оригиналы доставлены

Каждая дата вводится вручную или формируется автоматически — в зависимости от способа отправки.

Отправка документов
Система поддерживает четыре способа:

• Почта РФ
• СДЭК
• Лично
• Через ИДУ

При отправке Почтой РФ или СДЭК можно указать трек-номер. Система будет автоматически отслеживать движение по треку и обновлять статусы доставки.

Это прямая ссылка на папку заявки на диске.
В эту папку автоматически загружаются:

• созданные системой договоры;
• заявки в PDF;
• счета;
• доверенности и иные документы, добавленные пользователями;
• все документы, загружаемые в ходе документооборота.

Это удобный быстрый доступ ко всем файлам, связанным с заявкой.

Здесь указан сотрудник, который ведёт документооборот по данной заявке.

Этот блок позволяет быстро открывать связанные карточки:

• Заявка — для просмотра условий, истории, ставок, дат загрузки/выгрузки.
• Компания-перевозчик — основные данные перевозчика хранятся именно здесь.
• Контакт перевозчика — при необходимости можно открыть заявку и увидеть конкретный контакт, указанный менеджером.

В карточке ДО фиксируются:

• реквизиты своей компании (по ним определяется, от чьего юрлица выполнялась заявка);
• клиент;
• перевозчик;
• даты загрузки и выгрузки.

Каждый блок содержит:

• счета, выставленные стороне;
• условия оплаты, согласованные с заказчиком и перевозчиком;
• договор, на основании которого выполнялась заявка.

Если счетов несколько, они все отображаются. Это позволяет специалисту ДО:

• понимать финансовые условия сразу по карточке,
• контролировать сроки оплаты,
• сверять данные без необходимости открывать дополнительные сущности.