Специалист по документообороту (СДО)
кто это и чем занимается
YouTube
VK Video
Зачем компании нужен СДО
Специалист по документообороту — это ключевой участник процесса перевозки. От его работы зависит:
  • скорость получения оплаты от клиентов;
  • порядок в бухгалтерии;
  • отсутствие проблем с налоговой;
  • корректность и полнота документов по каждой заявке.
СДО не управляет перевозками, но обеспечивает всю бумажную и юридически значимую часть процесса. Это опорная роль между логистами и бухгалтерией.
Основные функции СДО
Согласно исходному материалу, сотрудник выполняет следующие задачи:
Работа с документами по заявкам
  • оформление и проверка документов: договоры, ТН, УПД, акты, счета, доверенности и т.д.;
  • сбор копий и оригиналов от перевозчиков и заказчиков;
  • контроль сроков предоставления документов;
  • отправка комплекта клиенту.
Организация хранения и учёта
  • правильная структура папок и файлов на Диске;
  • загрузка сканов, поддержание порядка;
  • управление почтовыми отправлениями.
Работа с системами учёта
  • при наличии интеграции с 1С: контроль обмена, устранение ошибок;
  • при отсутствии интеграции: оформление счётов и первичных документов вручную в 1С.
Подготовка данных для бухгалтерии
Итог работы СДО — полный комплект документов, корректные данные в системе и отсутствие причин задерживать оплату.
Взаимодействие с другими подразделениями
Внутри компании
СДО встроен в основной процесс между логистикой и бухгалтерией:
  • логист формирует заявку;
  • СДО оформляет и сопровождает документы;
  • бухгалтерия получает корректную первичку.
Внешние контакты
СДО общается с:
  • заказчиками (получение и отправка документов);
  • перевозчиками (запрос недостающих документов, корректировки).
Что должен знать СДО
Знания
Сотруднику важно понимать:
  • правила документооборота в транспортных компаниях;
  • основы бухгалтерского учёта в части первичных документов;
  • разницу между реализацией и поступлением;
  • правила оформления ТН, УПД, доверенностей;
  • процесс выполнения перевозки: от заявки до закрытия.
Навыки
СДО должен уметь:
  • работать с контрагентами через CRM;
  • пользоваться карточками, статусами и бизнес-процессами BitLogistika;
  • отслеживать почтовые отправления;
  • работать с ЭДО;
  • сканировать и сохранять документы на Диск в чёткой структуре;
  • оформлять счета, реализации и поступления (в 1С и Bitrix24);
  • управлять обменом Битрикс ↔ 1С при необходимости.
Важное понимание роли
СДО — не архивариус.
Это специалист, который:
  • поддерживает чистоту процессов,
  • помогает логистам завершать заявки,
  • обеспечивает своевременность финансовых взаиморасчётов.
От качества его работы зависит реальная скорость движения денег в компании.