В БитЛогистике документооборот можно вести не только вручную через карточку, но и через встроенные задания автоматизации. На каждом этапе система выдает чёткое задание специалисту и контролирует корректность выполнения всех шагов. Ниже — подробная инструкция, как работает этот сценарий.

В расширенном режиме документооборота система автоматически создаёт задания на каждом этапе: отправка сканов, постановка на отслеживание, получение оригиналов, загрузка чистовых копий, отправка документов клиенту и получение подписанных документов.
Каждое задание приходит:

• от администратора БитЛогистики в чат внутри Битрикс24;
• содержит ссылки на карточки: документооборот, компанию, контакты, папку документов.

Система помогает не забывать важные шаги и снижает ошибки за счёт встроенного контроля.

При переходе карточки в начальную стадию пользователь получает задание «Отправьте сканы документов».
Внутри задания:

• ссылка на карточку документооборота;
• ссылки на компанию и контакты;
• система выводит контакт(ы) бухгалтерии, если они записаны в настройках контрагента.

Что нужно сделать:

1. Открыть карточку или папку документов.
2. Отправить сканы заказчику через карточку компании или контакта.
3. Нажать «Все документы отправлены».
4. При необходимости — оставить комментарий.

Если отправка не требуется — нажать «Пропустить».

На стадии «Сканы получены» система выдаёт второе задание:
«Поставьте на отслеживание документы от перевозчика».
В задании отображается:

• карточка документооборота;
• ссылка на перевозчика и его контакты;
• доступ к папке документов.

Что делает специалист:

1. Получает от перевозчика трек-номер и способ отправки.
2. Заполняет 2 поля в задании: способ → трек-номер.
3. Нажимает «Сохранить».

После сохранения автоматически создаётся процесс отслеживания входящих документов.
Если отслеживание не требуется (например, оригиналы уже у вас или клиент получил их напрямую), используется кнопка «Пропустить».

Когда оригиналы поступают, карточка переходит в стадию «Оригиналы получены», и появляется задание:
«Загрузите сканы документов»
Смысл задания — чтобы в системе были чистовые скан-копии бухгалтерских документов.
Варианты:

• Загрузить файлы и нажать «Сделано».
• Если сканы уже есть (например, перевозчик прислал чистовые PDF) — нажать «Загрузка не требуется».

Сканы автоматически сохраняются в папку заявки.

Следующее задание: «Отправьте оригиналы документов».
Внутри:

• автоматически подставленный адрес из реквизитов компании;
• возможность вручную проверить реквизиты;
• поля для заполнения: способ отправки и трек-номер.

Как выполнять:

1. Сформировать письмо и отправить документы.
2. Зафиксировать трек-номер.
3. Указать дату отправки.
4. Нажать «Отправлены».

С мобильного приложения также можно выполнить задачу — удобно, если сотрудник отправляет документы вечером прямо с почты.

• После выполнения карточка автоматически перейдет в стадию «Оригиналы отправлены».

Финальное задание:
«Получите подписанные документы от заказчика»Задача — проконтролировать получение подписанной реализации (оригинал или ЭДО).
Варианты выполнения:

1. Поставить на отслеживание — если клиент отправляет бумажный оригинал.

• Указать способ отправки и трек-номер.
• Дождаться получения → система вернет задание → подтвердить получение.

1. Подтвердить получение — если документы уже пришли

• При бумажном оригинале загрузить скан.
• При ЭДО загрузка не требуется.

1. Поставить на паузу

• Можно на срок до 7 дней.
• Используется, если клиент задерживает подписание или требуется время на согласование.

Когда задание выполнено, процесс документооборота считается полностью завершённым.

• Если в компании включена премия за документооборот — автоматически запускается процесс начисления бонуса.